Information om behandling av personuppgifter

I samband med att GDPR, EU:s nya allmänna dataskyddsförordning, trädde i kraft den 25/5 2018 gäller nya regler för hantering av personuppgifter. Eknö Hemman Samfällighetsförening (EHS) har en personuppgiftspolicy där vi begränsar de personuppgifter som vi hanterar och lagrar. Vi har rutiner och systemstöd på plats för att skydda och radera personuppgifter. För att erbjuda enkel och säker tillgänglighet till vår digitala plattform har vi infört inloggning med Bank ID.

Personuppgiftsansvarig

Eknö Hemman Samfällighetsförening
Box 98
130 39 Sandhamn

För frågor om vår hantering av personuppgifter eller våra webbaserade servicessidor är du välkommen att kontakta styrelsen.

Syfte och hur vi använder dina personuppgifter

Personuppgifter hanteras för andelsägare i EHS, bostadshyresgäster, lokalhyresgäster, brygghyresgäster, bryggfästearrendatorer, markarrendatorer, serviceärenden och för vattenavläsning. Personuppgifterna används för att fullfölja EHS förpliktelser i avtal med den registrerade, bland annat ekonomihantering och administration.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

För personuppgifter där ett kund- / leverantörs-förhållande råder mellan EHS och den registrerade är den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter avtal mellan parterna.

Personuppgifterna hanteras för att fullfölja avtalet mellan parterna. För personuppgifter som hanteras i samband med serviceanmälan eller kontakt med styrelse där ett ärende initieras av en besökare på www.eknohemman.se godkänns dessa villkor och samtycke till behandling av personuppgifter lämnas i samband med att ärendet skickas.

Dessa personuppgifter hanteras av EHS

De personuppgifter som hanteras av EHS är alltid begränsade till vad som är nödvändigt för att fullfölja avtal och våra uppdrag. De personuppgifter som hanteras kan skilja sig åt beroende vilket förhållande som gäller mellan EHS och den registrerade. Förutom personuppgifter såsom; förnamn, efternamn, personnummer, adress, telefon, mobiltelefon, e-postadress, fastighetsbeteckning och mätar-ID hanteras personuppgifter enligt nedan avtalsförhållande.

Andelsägare EHS – Stämmodokument och interninformation
Bostadshyresgäster – Hyresavier, hyresavtal, ärenden, vattenavläsning
Lokalhyresgäster – Hyresavier, hyresavtal, ärenden, vattenavläsning, elförbrukning
Brygghyresgäster – Hyresavier, hyresavtal, ärenden, försäkringsbevis, båttyp
Bryggfästearrendatorer – Hyresavier, hyresavtal, ärenden, försäkringsbevis??!!
Serviceärenden och vattenavläsning – Hyresavier, hyresavtal, ärenden
GA–13 – Vattenavläsning

Andra mottagare av dina personuppgifter

Eknö Hemman kommer att dela relevanta personuppgifter med de entreprenörer som anlitas för att utföra administration, service, underhåll och entreprenad.

Lagringstid och villkor för radering av personuppgifter

Eknö hemman hanterar personuppgifter där det råder ett avtalsförhållande mellan EHS och den registrerade under avtalstiden och den tid annan lagstiftning kräver, till exempel bokföringslagen.

För ärenden initierade av parter där avtalsförhållande inte finns lagrar Eknö Hemman
personuppgifter så länge det finns ett behov av dem. När ett ärende är slutfört eller när behovet och syftet med lagringen inte längre finns raderas personuppgifterna och skrivs över.

För serviceanmälan hyresbostäder lagras personuppgifterna så länge ärendet är aktivt och därefter under en period av 4 veckor, sedan skrivs personuppgifterna över. För serviceanmälan lagras personuppgifterna så länge ärendet är aktivt och därefter under en period av 4 veckor, sedan skrivs personuppgifterna över.

För Frågor till styrelsen lagras dina personuppgifter under 6 månader, därefter skrivs dessa över. För Vattenavläsning lagras dina personuppgifter under 18 månader för att avstämning ska kunna utföras, därefter skrivs dina personuppgifter över från din äldsta inrapportering. Det betyder att personuppgifter från dina två senaste inrapporteringar kommer att finnas lagrade.

Dina rättigheter och dina val

Som registrerad har du rättigheter som du behöver känna till. Du har bland annat rätt till att få felaktiga uppgifter rättade. Upplever du att du råkat skicka in felaktiga uppgifter eller om dina personuppgifter ändras under tiden ditt ärende pågår är du välkommen att kontakta oss för att få dina uppgifter uppdaterade. För andelsägare och kunder med möjlighet att logga in kan personuppgifter ändras och uppdateras av den registrerade själv.

För personuppgifter som inte är baserade på avtal har du rätt att begära att få dina uppgifter raderade. Det kan i så fall innebära att Eknö Hemman får svårt att utföra din serviceanmälan.

Du har också rätt att begära ett registerutdrag över dina personuppgifter. Detta utdrag kan du begära en gång per 12 månader och du skickar en sådan begäran till vår styrelse.

Du har även rätt att när som helst återkalla samtycke till behandling av dina personuppgifter avseende Serviceanmälan hyresbostäder, Serviceanmälan Sandhamn och för Frågor till styrelsen. Det kan i sådant fall innebära att vi inte kan åtgärda eller återkoppla på ditt ärende. En begäran om att återkalla samtycke för behandling av dina personuppgifter skickas till styrelsen för Eknö Hemman.

Har du några andra frågor kring dina personuppgifter eller om du anser att dina rättigheter inte respekteras är du välkommen att kontakta styrelsen för Eknö Hemman Samfällighetsförening. Du har också rätt att framföra dina klagomål till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet i Sverige.

Om vår behandling av personuppgifter

Eknö Hemman har inte några andra syften med behandlingen av personuppgifter än vad som redovisas ovan för att fullfölja respektive avtalsförhållande, utföra service eller svara på frågor kopplade till webbformulär eller andra kontaktvägar. Om ett annat syfte uppstår kommer EHS informera den registrerade och uppdatera denna policy.

Så här kontaktar du Eknö Hemman

Eknö Hemman Samfällighetsförening
Box 98
130 39 Sandhamn
E-post: eknohemman@gmail.com
Hemsida: http://www.eknohemman.se

Så här kontaktar du Datainspektionen

Datainspektionen
Telefon: 08-657 61 00
E-post: datainspektionen@datainspektionen.se